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Der SharePoint-Konnektor synchronisiert Websites, Dokumentbibliotheken, Dateien und Seiten aus Microsoft 365 mit Novaplan AI. Die Verbindung verwendet Microsoft Entra ID und Microsoft Graph mit Application permissions. Sie läuft im Hintergrund, ohne dass sich jede Person einzeln bei Microsoft anmelden muss. Novaplan richtet Ihren Workspace weitgehend für Sie ein. Stimmen Sie App-Registrierung, Berechtigungsumfang, Zertifikate und die Auswahl der SharePoint-Websites mit Ihrer Microsoft-365-Administration und Novaplan ab.

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Verbindung einrichten

Diese Schritte sind eine technische Referenz für Ihre Administration und Novaplan. Die dokumentierten Berechtigungen umfassen weitreichende Zugriffe auf Dateien und Websites. Prüfen Sie ihren Umfang vor einer tenantweiten Freigabe.

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1. Anwendung in Microsoft Entra registrieren

  1. Öffnen Sie das Azure-Portal mit einem geeigneten Administratorkonto.
  2. Gehen Sie zu Microsoft Entra ID → App registrations → New registration.
  3. Vergeben Sie einen Namen, beispielsweise Novaplan AI SharePoint Connector.
  4. Wählen Sie Accounts in this organizational directory only (Single tenant). Lassen Sie die Redirect URI leer und klicken Sie auf Register.
  5. Kopieren Sie auf der Overview-Seite die Application (client) ID und die Directory (tenant) ID. Die Object ID ist nicht die Client-ID.

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2. API-Berechtigungen erteilen

Öffnen Sie API permissions → Add a permission und wählen Sie jeweils Application permissions, nicht Delegated permissions. Für Microsoft Graph dokumentiert die Verbindung diese Berechtigungen:
Für die SharePoint-API wird zusätzlich Sites.FullControl.All benötigt. Laut der technischen Referenz dient diese Berechtigung dem Abruf detaillierter Website-Gruppenrechte; Files.ReadWrite.All wird für Webhook-Abonnements von Dokumentbibliotheken verwendet. Klicken Sie danach auf Grant admin consent for [Your Organization] und bestätigen Sie die Freigabe. Prüfen Sie, ob die Berechtigungen als freigegeben angezeigt werden. Das freigebende Microsoft-Administratorkonto muss nicht dem Novaplan-AI-Administratorkonto entsprechen. Prüfen Sie die Zuordnung und SharePoint-Rechte der späteren Nutzenden getrennt.

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3. Zertifikat und privaten Schlüssel vorbereiten

Die technische Referenz verwendet ein Zertifikat und einen unverschlüsselten privaten Schlüssel im PKCS#8-Format. Lassen Sie die Erzeugung und sichere Übergabe durch Ihre Administration und Novaplan koordinieren. Die folgenden Befehle sind das im Quellleitfaden dokumentierte Beispiel:
Prüfen Sie, dass certificate.crt mit BEGIN CERTIFICATE und privatekey.key mit BEGIN PRIVATE KEY beginnt. Der private Schlüssel darf in diesem dokumentierten Ablauf weder einen RSA-Header noch eine Verschlüsselung aufweisen. Bewahren Sie ihn geschützt auf und übertragen Sie ihn nur über den mit Novaplan vereinbarten sicheren Weg. Laden Sie certificate.crt in der Entra-App unter Certificates & secrets → Certificates → Upload certificate hoch. In Novaplan AI werden dasselbe Zertifikat unter Client Certificate und privatekey.key unter Private Key benötigt.

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4. SharePoint-Konnektor konfigurieren

  1. Öffnen Sie Workspace Settings → Connectors und wählen Sie bei SharePoint die Option Setup.
  2. Vergeben Sie einen Instanznamen und tragen Sie Application (Client) ID sowie Directory (Tenant) ID ein.
  3. Tragen Sie die SharePoint Domain ein, beispielsweise https://yourcompany.sharepoint.com.
  4. Aktivieren Sie Has Admin Consent, sobald die Berechtigungen freigegeben sind.
  5. Laden Sie Client Certificate und Private Key hoch und speichern Sie die Verbindung.
  6. Prüfen Sie die Konnektoreinstellungen und klicken Sie auf Save Configuration. Starten Sie mit Start syncing now oder wählen Sie I’ll do it later.

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Konnektoreinstellungen

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Synchronisierung

  • Scheduled: Synchronisiert automatisch im gewählten Sync Interval; die Voreinstellung beträgt 60 Minuten.
  • Manual: Synchronisiert nur nach manuellem Start durch eine Administration.
Synchronisierungsfilter begrenzen die Websites, Bibliotheken, Dateien und Seiten, die für die Suche verarbeitet werden. Der zugängliche Konnektor liest zuvor Microsoft-365-Nutzer und -Gruppen für die Berechtigungszuordnung und entdeckt SharePoint-Websites, bevor der Website-Filter angewendet wird. Die Inhaltsfilter garantieren daher nicht, dass keine weiteren Mandantenmetadaten gelesen werden. Wenn eine Zugriffsschranke bereits an der Quelle nötig ist, prüfen Sie die der Anwendung gewährten Microsoft-Berechtigungen. Prüfen Sie die Auswahl der Websites und Bibliotheken mit Ihrer Administration, bevor Sie einen breiten ersten Lauf starten.

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Indexierung

Indexierungsfilter greifen nach dem Abruf und bestimmen, was in der Suche erscheint. Nicht automatisch indexierte Inhalte bleiben unter All Records sichtbar.

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Häufige Fragen

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Warum erscheinen Inhalte nicht in der Suche?

Prüfen Sie zuerst, ob die Microsoft-365-E-Mail-Adresse der betroffenen Person ihrem Novaplan-AI-Konto entspricht und ob sie Zugriff auf die SharePoint-Website oder Datei hat. Die Person, die der Anwendung die Administratorzustimmung erteilt hat, kann eine andere sein. Prüfen Sie dann, ob die Website und Bibliothek von den Synchronisierungsfiltern erfasst werden. Kontrollieren Sie unter All Records, ob die Datensätze synchronisiert wurden, und prüfen Sie Enable Manual Indexing, Index Pages, Index Documents sowie den Abschluss des ersten Laufs. Den Synchronisierungsstatus finden Sie unter Workspace Settings → Connectors.

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Kann ich nur bestimmte SharePoint-Websites synchronisieren?

Ja. Wählen Sie bei Site Names die benötigten Websites und verwenden Sie Include. Sie können auch einzelne Dokumentbibliotheken eingrenzen.

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Kann ich nur bestimmte Unterordner indexieren?

Wählen Sie die betroffene Website für eine eigene Konnektorinstanz und aktivieren Sie Enable Manual Indexing. Öffnen Sie anschließend unter All Records die gewünschten Ordner und Dateien und starten Sie die Indexierung gezielt. Der Website-Filter begrenzt den Abruf; die manuelle Indexierung begrenzt, was davon in der Suche erscheint. Bei Fragen zur Einrichtung oder zu fehlenden Ergebnissen schreiben Sie an support@novaplan.ai.