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Der Microsoft-Outlook-Konnektor synchronisiert E-Mails aus den Postfächern Ihrer Microsoft-365-Organisation über Microsoft Graph. Dazu gehören Nutzerprofile für die Berechtigungszuordnung, Nachrichten, Anhänge, E-Mail-Ordner und bei entsprechender Einstellung Microsoft-365-Gruppenkonversationen. Indexierte Inhalte können anschließend in Novaplan AI gesucht werden. Novaplan richtet Ihren Workspace weitgehend für Sie ein. Die Registrierung einer Microsoft-Entra-Anwendung, die Freigabe ihrer Berechtigungen und die Auswahl der Postfächer stimmen Sie mit Ihrer Microsoft-365-Administration und Novaplan ab.
Dieser Konnektor verwendet OAuth 2.0 mit Application permissions und Administratorfreigabe. Nach der Freigabe ist innerhalb von Novaplan AI keine interaktive Anmeldung jeder einzelnen Person bei Microsoft nötig.

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Welche Daten werden synchronisiert?

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Verbindung einrichten

Die folgenden Schritte dienen Ihrer Microsoft-365-Administration und dem Novaplan-Team als technische Referenz. Für App-Registrierung, Administratorfreigabe und Zugangsdaten sind die passenden Rechte in Microsoft Entra ID und Novaplan AI erforderlich.

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1. Anwendung in Microsoft Entra registrieren

  1. Öffnen Sie das Azure-Portal und melden Sie sich mit einem geeigneten Microsoft-365-Administratorkonto an.
  2. Öffnen Sie Microsoft Entra ID → App registrations → New registration.
  3. Vergeben Sie einen Namen, beispielsweise Novaplan AI Outlook Connector.
  4. Wählen Sie Accounts in this organizational directory only (Single tenant) und klicken Sie auf Register.
Für diese Verbindung ist keine Redirect URI erforderlich: Der Konnektor nutzt Anwendungszugangsdaten und Administratorfreigabe statt einer interaktiven OAuth-Weiterleitung.

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2. Kennungen und Client Secret erfassen

  1. Kopieren Sie auf der Overview-Seite die Application (client) ID und die Directory (tenant) ID. Die Object ID ist nicht die Client-ID.
  2. Öffnen Sie Certificates & secrets → New client secret.
  3. Wählen Sie eine Beschreibung und eine zu Ihrer Richtlinie passende Laufzeit. Kopieren Sie nach Add sofort den Value des Secrets, nicht die Secret ID. Der Wert wird nur einmal angezeigt.
  4. Übergeben Sie die Kennungen und das Secret nur über den mit Novaplan vereinbarten sicheren Weg.

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3. Microsoft-Graph-Berechtigungen freigeben

  1. Öffnen Sie API permissions → Add a permission → Microsoft Graph.
  2. Wählen Sie Application permissions, nicht Delegated permissions.
  3. Fügen Sie User.Read.All, Mail.Read und MailboxSettings.Read hinzu.
  4. Klicken Sie auf Grant admin consent for [your organization] und bestätigen Sie die Freigabe.
  5. Prüfen Sie, dass bei allen drei Berechtigungen Granted for [organization] angezeigt wird. Die Freigabe kann einige Minuten benötigen.
Diese Anwendungsberechtigungen erlauben dem Konnektor den Zugriff auf Organisationsdaten ohne individuelle Microsoft-Anmeldung. Prüfen Sie den Umfang vor der Freigabe mit Ihrer Administration. Die Microsoft-Administration, die diese App freigibt, muss nicht mit dem Novaplan-AI-Administratorkonto identisch sein. Die Zuordnung der einzelnen Postfächer und Nutzenden ist davon getrennt zu prüfen.

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4. Outlook-Konnektor in Novaplan AI konfigurieren

  1. Öffnen Sie über Ihr Profil Workspace Settings → Workspace → Connectors.
  2. Suchen Sie Outlook und wählen Sie + Setup oder öffnen Sie eine vorhandene Instanz.
  3. Geben Sie unter Outlook Configuration → Authenticate Instance einen Instance name ein.
  4. Tragen Sie unter OAuth (Admin Consent) Credentials die Application (Client) ID, das Client Secret und die Directory (Tenant) ID ein.
  5. Aktivieren Sie Has Admin Consent, sobald die Freigabe in Microsoft Entra erteilt wurde, und klicken Sie auf Next.
  6. Legen Sie unter Configure Records Synchronisierungsstrategie, Intervalle und Filter fest. Speichern Sie mit Save Configuration.
Nach der Konfiguration können Sie Start Syncing Now oder I’ll do it later wählen. Aktivieren Sie auf der Outlook-Konnektorseite Sync Enabled, wenn die Verbindung laufen soll. Die Instanz bietet je nach Status Sync, Full sync und Retry failed. Unter Overview sehen Sie Zähler für Total, Completed, Failed und Datensatztypen wie MAIL und GROUP_MAIL.

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Synchronisierung und Filter

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Synchronisierungsstrategie

  • Scheduled: Synchronisiert im festgelegten Sync Interval, beispielsweise stündlich.
  • Manual: Startet nur auf ausdrückliche Anforderung.
Der erste Lauf verarbeitet die vorhandenen Nachrichten und Ordner innerhalb der gewählten Filter. Seine Dauer hängt von Postfachgröße und Microsoft-Graph-Limits ab. Spätere Läufe holen neue oder geänderte Daten entsprechend dem Intervall; wo anwendbar nutzt der Konnektor Änderungsverfolgung.

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Synchronisierungsfilter

Mit + Add filter können Sie die abgerufenen Daten einschränken. Verfügbar sind unter anderem Users, Standard Folders, Custom Folders, Groups und Received Date. Jeder Filter verwendet einen passenden Operator und Wert. Mit Clear entfernen Sie eine Einschränkung. Beispiele: Begrenzen Sie Received Date mit Is After auf aktuelle Nachrichten oder wählen Sie mit Users → In bestimmte Postfächer. Prüfen Sie mit Ihrer Administration, welche Daten tatsächlich in die Suche aufgenommen werden sollen. Änderungen wirken sich bei nachfolgenden Synchronisierungen aus.

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Indexierungsfilter

  • Enable Manual Indexing: Synchronisiert Datensätze ohne automatische Indexierung. Aktivieren Sie diese Option, wenn die Aufnahme in die Suche gesondert gesteuert werden soll.
  • Index Emails: Macht E-Mail-Inhalte und Metadaten durchsuchbar.
  • Index Attachments: Indexiert unterstützte Dateianhänge.
  • Index Group Conversations: Indexiert Microsoft-365-Gruppenkonversationen.
Synchronisierte Datensätze, die noch nicht indexiert wurden, können unter All Records sichtbar sein, ohne in Suchergebnissen aufzutauchen.

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Fehlerbehebung

Zugangsdaten ungültig: Vergleichen Sie Application (Client) ID, Client Secret und Directory (Tenant) ID ohne zusätzliche Leerzeichen. Prüfen Sie, ob das Secret abgelaufen ist. Erstellen Sie bei Bedarf ein neues und aktualisieren Sie die Konnektorinstanz. Berechtigung fehlt: Prüfen Sie, ob User.Read.All, Mail.Read und MailboxSettings.Read als Application permissions eingetragen und mit admin consent freigegeben wurden. Warten Sie gegebenenfalls einige Minuten auf die Übernahme. Falscher Kontotyp: Diese Verbindung ist für Microsoft-365-Geschäfts- oder Schulkonten mit geeignetem Tenant gedacht. Reine private Outlook.com-Postfächer ohne passenden Tenant für Microsoft Graph App-Zugriff werden durch dieses Muster nicht unterstützt. Keine Suchergebnisse: Prüfen Sie bei der betroffenen Person, ob ihre Microsoft-365-E-Mail-Adresse und ihr Postfachzugriff dem Novaplan-AI-Konto richtig zugeordnet sind. Das Microsoft-Administratorkonto, das der App zugestimmt hat, kann eine andere Person sein. Kontrollieren Sie danach unter Workspace Settings → Connectors → Outlook → Overview den Synchronisierungsstatus. Wenn Datensätze unter All Records, aber nicht in der Suche erscheinen, prüfen Sie Configure Records, insbesondere Synchronisierungsfilter und Index Emails beziehungsweise Index Attachments. Warten Sie gegebenenfalls, bis die erste Indexierung abgeschlossen ist. Bei Fragen zur Einrichtung oder zu fehlenden Ergebnissen schreiben Sie an support@novaplan.ai.

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Weiterführende Microsoft-Dokumentation