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Der Dropbox-Teams-Konnektor verbindet eine Dropbox Business- oder Enterprise-Umgebung mit Novaplan AI. Er synchronisiert Mitglieder, Gruppen, Teamordner, persönliche Ordner sowie Dateien und Freigaben. Für nur ein persönliches Konto verwenden Sie den Dropbox-Personal-Konnektor. Novaplan richtet Ihren Workspace weitgehend für Sie ein. Die Dropbox-App und ihre teamweiten Berechtigungen stimmen Sie mit Ihrer Dropbox-Administration und Novaplan ab.

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Dropbox-App vorbereiten

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1. App erstellen

  1. Öffnen Sie die Dropbox App Console und klicken Sie auf Create app.
  2. Wählen Sie Scoped access und Full Dropbox.
  3. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, beispielsweise Novaplan AI Dropbox Connector, und schließen Sie die Erstellung ab.

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2. Berechtigungen festlegen

Aktivieren Sie unter Permissions → Individual Scopes:
Aktivieren Sie unter Team Scopes:
Speichern Sie mit Submit. Prüfen Sie mit Ihrer Administration, dass die teamweiten Berechtigungen dem vorgesehenen Synchronisierungsumfang entsprechen.
Der Konnektor versucht während der Synchronisierung, für Dateien und Ordner Dropbox-Freigabelinks als Vorschauadresse zu erstellen. Dafür benötigt er sharing.write. Der zugängliche Quellcode fordert für neue Links die Dropbox-Zielgruppe no_one an und verwendet gegebenenfalls einen bereits vorhandenen Link. Prüfen Sie diese Berechtigung und Ihre Dropbox-Richtlinien für Freigabelinks mit Ihrer Administration.

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3. Weiterleitungsadresse und Zugangsdaten

  1. Öffnen Sie Settings → OAuth 2 → Redirect URIs. Hinterlegen Sie die Adresse Ihres Novaplan-Workspaces mit diesem Pfad:
Ersetzen Sie {your_workspace_domain} durch den tatsächlichen Hostnamen ohne https://. Die Adresse muss exakt zur Callback-Adresse Ihrer Instanz passen.
  1. Beachten Sie die Einstellung für zusätzliche Development users, falls Ihre Dropbox-App noch im Entwicklungsmodus verwendet wird. Stimmen Sie die Freischaltung mit Ihrer Administration ab.
  2. Kopieren Sie unter Settings den App key und den App secret. Bewahren Sie das Secret geschützt auf.

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Verbindung in Novaplan AI einrichten

  1. Öffnen Sie Workspace Settings → Workspace → Connectors und wählen Sie bei Dropbox die Option Setup.
  2. Vergeben Sie einen Instance Name und tragen Sie App key und App secret ein.
  3. Klicken Sie auf Next und unter Authorize auf Authenticate Dropbox to Proceed.
  4. Melden Sie sich mit einem geeigneten Dropbox-Teamkonto an und erteilen Sie die angezeigten Berechtigungen. Dieses Konto benötigt Zugriff auf die zu synchronisierenden Teamdaten; seine E-Mail-Adresse muss nicht mit dem Novaplan-AI-Konto der einrichtenden Person übereinstimmen.
  5. Wählen Sie Continue to configuration, prüfen Sie die Konnektoreinstellungen und speichern Sie.

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Konnektoreinstellungen

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Synchronisierung

  • Scheduled: Synchronisiert automatisch im gewählten Intervall; die Voreinstellung beträgt 60 Minuten.
  • Manual: Synchronisiert nur nach einem manuellen Start.
  • Created Date / Modified Date: Begrenzen Dateien nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, etwa mit Last 365 Days, Last 30 Days, Is After, Is Before oder Is Between.
  • File Extensions: Mit In werden nur ausgewählte Endungen synchronisiert; Not In schließt ausgewählte Endungen aus. Nicht unterstützte Endungen werden bei In ausgeschlossen und bei Not In nicht durch diesen Filter blockiert.
Dateien außerhalb der Synchronisierungsfilter werden nicht abgerufen. Ordner bleiben für die Verzeichnisstruktur erhalten.

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Indexierung

Indexierungsfilter bestimmen, welche synchronisierten Dateien durchsuchbar werden. Bei Manual Indexing werden Dateien zunächst nur synchronisiert; unter All Records können Sie sie später gezielt indexieren. Index Shared Items bezieht geteilte Dateien ein; deaktivieren Sie die Option, wenn nur Dateien aus eigenen Bereichen indexiert werden sollen.

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Technischer Ablauf

Der Konnektor verwendet sowohl einen Dropbox Team Client für teamweite Daten als auch einen User Client für Daten einzelner Mitglieder. Beim ersten Lauf werden Mitglieder, Gruppen, Teamordner, persönliche Bereiche und danach Dateien und Ordner erfasst. Für weitere Läufe speichert der Konnektor Dropbox-Cursor, damit nur Änderungen verarbeitet werden müssen.

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Nutzer und Gruppen

Mitglieder werden in Novaplan AI zugeordnet; der Fortschritt für Mitgliedsereignisse wird unter member_events gespeichert. Bei weiteren Läufen verarbeitet die Verbindung unter anderem geänderte Mitgliedsstatus. Ein aus Dropbox entferntes Mitglied wird laut Quellleitfaden nicht automatisch aus Novaplan AI gelöscht, da es dort noch andere Beziehungen haben kann. Beim ersten Gruppenlauf werden Gruppen und ihre Mitglieder vollständig erfasst. Danach erkennt ein Cursor unter user_group_events neue, gelöschte oder umbenannte Gruppen sowie Mitgliedschafts- und Rollenänderungen.

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Teamordner und persönliche Bereiche

Aktive Teamordner werden mit ihren Mitgliedern und Rechten erfasst. Dropbox-Rollen wie Eigentümer, Bearbeiter und Betrachter werden für die Berechtigungszuordnung übernommen. Für jede Person wird außerdem ein persönlicher Bereich mit OWNER-Recht erstellt. Teamordnerereignisse wie team_folder_create, team_folder_rename, team_folder_archived und team_folder_permanently_delete werden bei späteren Läufen verarbeitet. Änderungen an Mitgliedschaften laufen über gesonderte Freigabeereignisse.

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Dateien, Änderungen und Freigaben

Der Konnektor verarbeitet aktive Nutzer in Batches. Für jeden Nutzer werden persönliche und geteilte Zielordner ermittelt und einzeln synchronisiert. Beim ersten Lauf verwendet er files_list_folder; mit gespeichertem Cursor files_list_folder_continue. Neue Datensätze werden in Batches übergeben, Änderungen und Löschungen werden gesondert verarbeitet. Pro Ordner wird ein eigener Fortschrittspunkt gespeichert. Bei Freigabeereignissen ruft die Verbindung die aktuellen vollständigen Berechtigungen der betroffenen Datei oder des Ordners erneut aus Dropbox ab und aktualisiert danach die lokale Zuordnung. Dadurch wird nicht nur das einzelne Ereignis übernommen, sondern der aktuelle Dropbox-Zustand.

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Technische Methoden und Fortschrittspunkte

Der DropboxConnector erbt von BaseConnector. Die technische Quellbeschreibung nennt init für die Einrichtung, test_connection_and_access für die Verbindungsprüfung, get_signed_url und stream_record für den Dateizugriff sowie run_sync, run_incremental_sync, cleanup und die Factory-Methode create_connector. Ein handle_webhook_notification-Einstiegspunkt ist beschrieben; die regulären Änderungen werden hier über Cursor und Audit-Log-Ereignisse erklärt, nicht als zugesicherte Webhook-Echtzeitfunktion. Für jeden Zielordner liest dropbox_cursor_sync_point.read_sync_point den letzten Cursor. Ohne Cursor startet files_list_folder, sonst files_list_folder_continue. _process_dropbox_items_generator und _process_dropbox_entry verarbeiten die Einträge. Dabei prüft tx_store.get_record_by_external_id, ob ein Datensatz schon existiert, und _convert_dropbox_permissions_to_permissions bereitet die Quellrechte auf. Ein RecordUpdate beschreibt die erkannte Änderung: Neue Elemente gehen an data_entities_processor.on_new_records, geänderte oder gelöschte Elemente über _handle_record_updates beispielsweise an data_entities_processor.on_record_content_update oder on_record_deleted. Danach speichert dropbox_cursor_sync_point.update_sync_point den neuen Stand für genau diesen Ordner.

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Fehlerbehebung

  • Keine Dateien sichtbar: Prüfen Sie die Autorisierung des Team-Konnektors. Lassen Sie für die betroffene Person die Zuordnung ihrer Dropbox-E-Mail-Adresse zum Novaplan-AI-Konto, ihre Teammitgliedschaft und ihre Rechte auf die Datei oder den Ordner prüfen. Das Dropbox-Administratorkonto, das den gemeinsamen Konnektor autorisiert, muss nicht mit jedem betrachtenden Konto übereinstimmen.
  • Datensätze unter All Records, aber nicht in der Suche: Prüfen Sie Synchronisierungsfilter, Manual Indexing, Index Shared Items und den Abschluss der Indexierung.
  • Erster Lauf noch aktiv: Bei vielen Mitgliedern und Ordnern dauert die erste Erfassung länger. Prüfen Sie den Status unter Workspace Settings → Connectors.
  • Freigabeänderung fehlt: Prüfen Sie den nächsten Synchronisierungslauf und ob das betroffene Element noch im gewählten Bereich liegt.
Wenn Sie Hilfe benötigen, schreiben Sie an support@novaplan.ai. Weitere technische Informationen bieten die Dropbox-HTTP-API und die Dropbox-Team-API.