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Der Dropbox-Personal-Konnektor synchronisiert Dateien und Ordner eines einzelnen Dropbox-Kontos. Er beginnt im persönlichen Stammverzeichnis und übernimmt keine Teamstruktur oder Dropbox-Gruppen. Für eine Organisationsverbindung verwenden Sie den Dropbox-Teams-Konnektor. Novaplan richtet Ihren Workspace weitgehend für Sie ein. Eine Administration kann die OAuth-App vorbereiten; die betroffene Person autorisiert anschließend ihr Dropbox-Konto.

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Dropbox-App vorbereiten

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1. App erstellen

  1. Öffnen Sie die Dropbox App Console und klicken Sie auf Create app.
  2. Wählen Sie Scoped access und als Zugriffstyp Full Dropbox. Dadurch kann die App alle Dateien im autorisierten Konto lesen, nicht nur einen eigenen App-Ordner.
  3. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, beispielsweise Novaplan AI Personal Connector, und klicken Sie auf Create app.

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2. Berechtigungen festlegen

Aktivieren Sie unter Permissions → Individual Scopes die folgenden Berechtigungen und speichern Sie mit Submit: Team Scopes werden für diese persönliche Verbindung nicht benötigt. Prüfen Sie den Umfang der Freigabe mit Ihrer Administration.
Der Konnektor versucht während der Synchronisierung, für Dateien und Ordner Dropbox-Freigabelinks als Vorschauadresse zu erstellen. Dafür benötigt er sharing.write. Der zugängliche Quellcode fordert für neue Links die Dropbox-Zielgruppe no_one an und verwendet gegebenenfalls einen bereits vorhandenen Link. Prüfen Sie diese Berechtigung und Ihre Dropbox-Richtlinien für Freigabelinks mit Ihrer Administration.

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3. Weiterleitungsadresse und Zugangsdaten

  1. Öffnen Sie Settings → OAuth 2 → Redirect URIs und fügen Sie die Adresse Ihres Novaplan-Workspaces mit diesem Pfad hinzu:
Ersetzen Sie {your_workspace_domain} durch den tatsächlichen Hostnamen Ihres Workspaces, ohne https://. Der Pfad enthält %20 und muss exakt mit der von Novaplan AI angezeigten Callback-Adresse übereinstimmen.
  1. Klicken Sie auf Add. Kopieren Sie anschließend unter Settings den App key und den App secret. Bewahren Sie das Secret geschützt auf.

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Verbindung in Novaplan AI einrichten

  1. Öffnen Sie Workspace Settings → Personal → Your Connectors und wählen Sie bei Dropbox die Option Setup.
  2. Geben Sie einen Instance Name ein und wählen Sie gegebenenfalls eine bereits von Ihrer Administration hinterlegte OAuth-App. Falls Sie die App selbst einrichten dürfen, tragen Sie App key und App secret ein.
  3. Klicken Sie auf Next und unter Authorize auf Authenticate Dropbox to Proceed.
  4. Melden Sie sich bei Dropbox an und erteilen Sie die angezeigten Berechtigungen.
  5. Wählen Sie Continue to configuration, prüfen Sie die Konnektoreinstellungen und speichern Sie.
Autorisieren Sie mit derselben E-Mail-Adresse wie für Ihr Novaplan-AI-Konto. Unterschiedliche Adressen können die Berechtigungszuordnung verhindern.

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Konnektoreinstellungen

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Synchronisierung

  • Scheduled: Synchronisiert automatisch im gewählten Intervall; die Voreinstellung beträgt 60 Minuten.
  • Manual: Synchronisiert nur nach einem manuellen Start.
  • Created Date / Modified Date: Begrenzen Dateien nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, beispielsweise mit Last 365 Days, Last 30 Days, Is After, Is Before oder Is Between.
  • File Extensions: Mit In werden nur ausgewählte Endungen synchronisiert; Not In schließt ausgewählte Endungen aus. Nicht unterstützte Endungen werden bei In ausgeschlossen und bei Not In nicht durch diesen Filter blockiert.
Dateien außerhalb der Synchronisierungsfilter werden nicht abgerufen. Ordner bleiben für die Verzeichnisstruktur erhalten.

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Indexierung

Indexierungsfilter bestimmen, welche synchronisierten Dateien durchsuchbar werden. Bei Manual Indexing werden Dateien zunächst nur synchronisiert. Unter All Records können Sie sie später gezielt indexieren. Index Shared Items soll die Indexierung geteilter Elemente steuern. Der zugängliche Code des persönlichen Konnektors prüft zwar is_shared, befüllt dieses Merkmal aber nicht erkennbar aus Dropbox-Freigabedaten. Verlassen Sie sich zum Ausschluss geteilter Inhalte nicht allein auf diese Einstellung, bis Novaplan das Verhalten im produktiven Workspace geprüft hat.

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Technischer Ablauf

Die Verbindung verwendet den Dropbox User Client. Zu Beginn ruft sie über users/get_current_account die Konto-ID und E-Mail-Adresse ab und erstellt für die Person eine persönliche Record Group mit OWNER-Berechtigung. Dateien und Ordner werden rekursiv synchronisiert. Beim ersten Lauf verwendet der Konnektor files/list_folder. Er speichert danach einen Dropbox-Cursor (dropbox_cursor_sync_point). Weitere Läufe verwenden /files/list_folder/continue, um hinzugefügte, geänderte und gelöschte Dateien zu erkennen. Neue Datensätze werden im dokumentierten Ablauf in Batches von 100 verarbeitet; Inhalts- oder Metadatenänderungen und Löschungen werden gesondert übernommen. Die autorisierte Person erhält OWNER-Rechte auf die persönliche Record Group. Der zugängliche Konnektorcode weist ihr für einzelne Dateien und Ordner WRITE zu; nur bei einem Fehler beim Erstellen der Berechtigung greift ein OWNER-Fallback. Der Code versucht, Vorschaulinks zu erstellen oder vorhandene Links zu verwenden, importiert aber nicht erkennbar die externen Nutzer von Dropbox-Freigabelinks und setzt is_shared nicht erkennbar aus diesen Quelldaten.

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Technische Methoden und Aktualisierungen

Der DropboxIndividualConnector erbt von BaseConnector. init richtet die Verbindung ein und _get_current_user_info liest das autorisierte Konto. run_sync verarbeitet nacheinander die Person, ihren persönlichen Bereich und die Dateien und Ordner. _run_sync_with_cursor wählt anhand des gespeicherten Stands zwischen vollständigem und inkrementellem Lauf; _process_dropbox_items_generator verarbeitet die Dropbox-Einträge schrittweise. Für jeden Eintrag prüft get_record_by_external_id, ob er bereits bekannt ist. Neue Einträge gehen in Batches an on_new_records. Bei Änderungen oder Löschungen verwendet der Konnektor on_record_metadata_update, on_record_content_update oder on_record_deleted. Für Dateien ruft er einen temporären Downloadlink ab; für die Vorschau versucht er, einen Dropbox-Freigabelink zu erstellen oder einen vorhandenen Link zu verwenden. get_signed_url und stream_record dienen später dem Dateizugriff. Diese Methodennamen beschreiben den zugänglichen Quellcode und sind keine öffentliche Novaplan-AI-API.

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Fehlerbehebung

  • Keine Dateien sichtbar: Prüfen Sie, ob das Dropbox-Konto dieselbe E-Mail-Adresse wie Ihr Novaplan-AI-Konto verwendet und die Autorisierung abgeschlossen ist.
  • Datensätze unter All Records, aber nicht in der Suche: Prüfen Sie Synchronisierungsfilter, Manual Indexing, Index Shared Items und den Abschluss der Indexierung.
  • Erster Lauf noch aktiv: Öffnen Sie Workspace Settings → Your Connectors, prüfen Sie den Status und warten Sie, bis die Indexierung abgeschlossen ist.
Wenn Sie Hilfe benötigen, schreiben Sie an support@novaplan.ai. Die Dropbox-HTTP-API enthält weitere technische Informationen.